Automatisation de la direction des comites de l'Assemblee legislative de l'Ontario.

• Author: Freedman, Lisa

Il y a peu de chance qu'on utilise des termes comme accros de l'informatique , analystes de codes ou programmeurs pour decrire les greffiers. Pourtant, en effectuant une petite visite a la Direction des comites de l'Assemblee legislative de l'Ontario en 1999, vous auriez surpris, autour d'un ordinateur, un groupe de greffiers vantant la flexibilite de leur nouveau moteur de recherche, echangeant sur la maniere la plus efficace d'inclure des metacaracteres dans leur series SQL ou discutant de la facon d'extraire rapidement des statistiques sur le nombre de memoires deposes aux audiences, il y a cinq ans. Le present article se penche sur l'utilisation de la technologie comme outil de travail par les greffiers de l'Assemblee legislative de l'Ontario.

Il n'y a pas si longtemps, si vous aviez demande aux greffiers ontariens s'ils eprouvaient un besoin urgent de gadgets informatiques, ils vous auraient repondu, avec une moue de dedain : Merci, la bonne vieille methode de la plume et du papier nous convient parfaitement! Au moment ou le reste du monde s'engageait dans une course effrenee a la vitesse des megahertz, faisant grimper du coup la demande d'acces quasi instantane a l'information, les greffiers de la Direction des comites en Ontario se sont mis a soupeser les avantages de la bureautique.

C'est la curiosite qui nous a d'abord pousses a etudier le role que pourraient jouer les ordinateurs dans les activites de la Direction des comites. Le monde entier semblait etre branche et nous etions bien conscients que nos methodes etaient antediluviennes. Notre raison premiere fut cependant la proverbiale mere de l'invention , la necessite. En raison du nombre croissant de personnes souhaitant comparaitre devant les comites et des courts delais entre le renvoi des projets de loi et les audiences, notre systeme d'etablissement des horaires ne suffisait plus a la tache. Il est arrive, a maintes reprises, que les comites recevaient des centaines d'amendements a un projet de loi particulier, ce qui les obligeaient a rediger des proces-verbaux de plusieurs centaines de pages. Le roulement du personnel et la perte de la memoire institutionnelle qui en a decoule nous ont forces a redoubler d'efforts pour organiser notre information en matiere de procedure et d'administration. Les greffiers de comite ont vite compris qu'en reduisant le travail de bureau repetitif et en simplifiant les taches fastidieuses avec l'aide des ordinateurs, ils pourraient se concentrer exclusivement a leur role principal qui consiste a faire de la recherche sur les questions de procedure et a offrir un soutien administratif aux comites permanents et speciaux de l'Assemblee legislative.

La Direction des comites a commence sa recherche d'une technologie qui lui permettrait de gagner du temps au debut des annees 90. Nous avons demande au service informatique de l'Assemblee legislative de nous aider a creer une base de donnees. Nos besoins en cette matiere etaient plutot simples : stocker les coordonnees des temoins potentiels, creer des rapports normalises et produire des ordres du jour, des listes des documents deposes, des lettres de confirmation et diverses statistiques devant etre integrees aux resumes des travaux.

A cette epoque, le service informatique de l'Assemblee eprouvait des difficultes a implanter un reseau; il nous a donc encourages a chercher une solution a...